Apa itu Productivity dan Cara Membangun Productivity Tim Bisnis
Kenapa harus produktif ?
Mungkin jawaban paling sederhana adalah sebagai berikut:
Productivity = Penentu standart kehidupan
Jadi sebuah Negara akan diagap makmur jika penduduknya produktif, demikian juga sebuah prusahaan akan diangggap makmur jika timnya produktif. Semakin produktif tim bisnis kita, semakin akan bagus standart bisnis atau prusahaan kita.
Semakin produktif = semakin cepat goal tercapai
Apa itu Productivity ?
Productivity dapat diartikan sebagai bagaimana mengubah sumber daya menjadi barang, jasa atau produk.
Bagaimana agar produktif ?
Dalam tahap ini mari kita berpikir untuk memaksimalkan semua teknologi yang sudah kita miliki saat ini.
Mungkin jawaban atas pertanyaan ini dapat kita bagi kedalam ke-3 elemen ini:
1. Space
2. People
3. Communication
Baca Juga: Pentingnya Membuat Website Untuk Bisnis
Jadi dengan memperhatikan ke-3 elemen ini, bagaimana dengan input seoptimal mungkin kita dapat mendapatkan hasil semaksimal mungkin. Uraian dari ke-3 elemen ini dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Space
Space disini dapat diartikan sebagai ruang tempat bekerja atau tim kita bekerja.
Dimana biasanya menyelesaikan pekerjan yang penting?
Pekerjaan penting disini bisa seperti menulis, mendesain, membuat program (coding) dan kegiatan lainnya yang menghasilkan barang / produk atau kegiatan-kegiatan yang menuntut focus atau menuntut energy yang besar.
Coba bayangkan tempat yang mungkin muncul dalam pikiran kita, jika mendapat pertannyaan ini.
Jawaban paling mungkin muncul adalah salah satu dari ketiga tempat ini:
- Di sebuah ruangan atau tempat khusus (biasanya dirumah atau space-space lain yang familiar dengan kita, seperti kafe, starbuck, dan lain-lain.)
- Di perjalanan
- Tidak penting tempatnya, yang penting di waktu tertentu
Sangat jarang ada orang yang menjawab kantor…..
Memang tidak mungkin juga semua karyawan bekerja di rumah, apalagi jika dibidang produksi. Tapi tidak semua juga dapat diharuskan untuk bekerja dikantor.
Jika pekerjaannya dapat diselesaikan dirumah, kenapa harus memaksanya untuk bekerja di kantor?,
Contoh: akuntan, online marketer, dan lain-lain.
Jadi bekerja tidak harus di rumah atau di kantor, di jam kantor atau di luarnya, namun bekerja pada space yang paling meningkatkan produktivity adalah bekerja di tempat yang paling nyaman (bekerja dimanapun dan kapanpun). Disini ukuran yang dipakai bukan lagi soal jam kerja atau dimana orang itu bekerja, namun lebih kepada hasil yang dicapai.
Jadi apa yang hendak diselesaikan, berapa banyak dan kapan.
Dengan ini kita dapat menghemat biaya dan biaya ini dapat digunakan untuk membayar lebih pekerja kita, apa lagi jika usaha kita baru. Kita tidak perlu menyewa kantor, membayar office dan lain sebagainnya.
Contoh perusahaan besar yang tidak memiliki kantor adalah wordpress,
Dengan menggunakan teknologi kita dapat melakukannya. Kita dapat mengakses pekerja terbaik dibidangnya dari berbagai tempat tampa kita harus menyiapkan kantor tempat mereka bekerja. Bargabunglah dengan situs-situs freelancer untuk mulai bekerja kapanpun dan dimanapun sesuai keahlian kita, salah satu situs freelancer yang saya rekomendasikan adalah situs freelancer Indonesia ini dan situs freelancer dari luar negri ini.
2. People
Unsur People atau Manusianya dapat dibagi kedalam 3 bagian penting yaitu Energy (energi), Time (waktu), dan Attention (perhatian). Dengan mengoptimalkan ke-3 hal ini dalam tim kita, maka tim kita akan semakin produktif.
Penelitian dari daniel pink mengatakan bahwa perhatian manusia adalah sumber daya yang terbatas di dunia. Jadi kita hanya memiliki sedikit sekali waktu atau tenaga untuk memperhatikan sesuatu.
Contoh ketika belajar FB Ads, baru belajar 30 menit saja biasanya kita sudah mulai pusing dan kehilangan focus.
Jadi dengan sumber daya yang sedikit itu harus benar-benar dimaksimalkan.
Kapan terakhir kali kita bekerja “8 jam ?”
Hampir tidak ada bukan?,
Namun banyak kantor mewajibkan kerja 8 jam, apa betul 8 jam itu sudah dimaksimalkan untuk bekerja?
Kantor bukan tempat 8 jam kerja, kantor adalah kumpulan kerjaan 15 menit. Apa waktu selebihnya?
“Gosip, Drama, ngerumpi”
Jadi seolah-olah 8 jam, padahal bukan.
Kerja itu sama dengan tidur
Kita tidak dapat menyambung tidur yang terpotong. 60 menit tidur tidak sama dengan 20 menit x 3.
Jika kita sudah tidur nyenyak, dibangunkan dan disuruh tidur lagi, kebanyakan orang tidak bisa lagi melanjutkan tidurnya yang sebelumnya.
Demikian juga kerja. Jika kita sudah asik kerja lalu diinterupsi, maka kita tidak bisa lagi melanjut pekerjaan kita di alam bawah sadar, maka kita harus megulang kembali untuk memahami pekerjaan yang baru hendak diselesaikan itu.
Jadi jika ingin produktif, kita harus memblok waktu setiap hari minimal 2 - 4 jam khusus untuk kosentrasi bekerja dan tidak dapat diganggu. 60 menit kerja tidak sama dengan 20 menit x 3.
Pekerjaan yang berkualitas akan membutuhkan isolasi waktu. Sebab jika kita tidak dapat mengisolasi waktu, kita mungkin merasa lelah namun pekerjaan tidak ada yang selesai. Jadi sediakan tempat khusus dan jam khusus dimana kita tidak dapat diinterupsi.
Cara lain untuk tidak diinterupsi adalah matikan notifikasi aplikasi Hp kita. Sebab kebanyakan notifikasi pesan tidaklah penting. Dengan cara ini kita dapat focus pada apa yang harus kita kerjakan.
3. Communication
Kebanyakan komunikasi dalam tim itu menginterupsi. Contoh: gosip, notifikasi-notifikasi yang sebenarnya bisa menyusul nanti dan lainnya.
Meeting adalah racun. Meeting terbaik adalah meeting yang tidak pernah terjadi.
Ketika selesai melakukan meeting, coba tanyakan kepada peserta meeting tentang bahan meeting, kebanyakan pasti lupa.
Kenapa meeting adalah racun,
- Meeting 1 jam, yang ikut meeting misalkan ada 10, itu artinya 10 jam kerja. Bayangkan apa yang dapat dihasilkan dalam 10 jam kerja.
- Sebagian yang ikut meeting itu ingin ketemuan, bukan ingin kerja.
- Pekerjaan tidak akan tuntas dengan meeting. Justru setelah meeting baru kita bekerja
- Orang-orang yang produktif dan ingin pekerjaan selesai, malah tidak suka meeting
- Orang saat ini, meetingnya pegang gadget. Selalu akan ada yang pegang gadget paling tidak 1 orang.
- Hanya satu orang yang semangat mencatat, biasa dipanggil notulen. Sisanya akan mengambil dari ingatan jika ditanya.
- Kesimpulan 1 tahun tampa meeting: Meeting yang terbaik adalah meeting yang tidak pernah terjadi (catatam: jika keaadaan memang sangat mendesak, baru meeting perlu dilakukan. Selama masalah dapat diselesaikan tampa meeting tidak usa meeting).
Cara komunikasi tim terbaik adalah Asynchronous communication atau tidak real time. Tidak harus real time everything, karena bisa jadi saat kita menyampaikan pesan, mungkin tim atau orang tersebut memiliki pekerjaan lain yang lebih prioritas. Kita dapat menggunakan aplikasi seperti telegram grup, dimama kita mengirim pesan dan pesan itu dapat dibaca ketika orang tersebut memiliki waktu.
Meeting adalah opsi terakhir dan darurat jika segala sesuatunya sudah tidak dapat dikomunikasikan dengan teknologi.
Saat kita tidak bertemu terlalu sering akan minim drama. Drama adalah pembunuh kreatifitas terbesar.
Untuk Productivity Tools akan saya bahas dalam artikel saya berikutnya: “24 Tools Untuk Meningkatkan Productivity
Disklamer: isi tulisan ini adalah opini pribadi penulis, dengan melihat realita yang ada dan mendengar banyak masukan. Tanggung jawab dari pelaksanaan isi tulisan ini, menjadi tanggung jawab masing-masing pihak.
Baca juga: Langka-langkah Membangun Bisnis Online
Komentar
Posting Komentar